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GB/T9704-2012《党政机关公文格式》 要素及详解
【大 中 小】 来源: 时间:2017/11/29 15:10:33 浏览 1057 人次


份号

编排在版心左上角第一行,密级和保密期限编排在第二行;紧急程度编排在版心左上角。(一般来说,市级以下的行政机关不涉及确定和标注文件的秘密等级和保密期限)。

发文机关标志

1.平下行文、上行文的发文机关标识的位置已经完全统一;

2.上行文和平下行文的发文机关标志上边缘至版心边缘距离为35mm(约为3行多距离);

3.发文机关标识推荐使用小标宋体字,字体不大于22mm×15mm(高×宽)。

发文字号

1.采用3号仿宋体,置于发文机关标志下空两行的位置。平行文居中排布;上行文则居左排布,并左空一字,此时右侧对称位置标注签发人,发文字号与最后一个签发人姓名同处一行。

2.函的发文字号居版心右边缘编排于第一条红色双线下。联合行文时,应使用主办单位的发文字号。

签发人

1.上行文和重要公文必须由机关主要负责人签发。右空一字,编排在发文机关标志下空二行位置。

2.签发人用3号仿宋体,签发人姓名用3号楷体字;多个签发人,一般每行排两个。按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下一次均匀编排,回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

3.为与三个字的人名对齐,两个字的人名中间空1字。

标题

1.使用2号小标宋体,编排于红色分隔线下空二行位置。

2.标题所占行数太多出现把正文挤出首页的情况,可以变通,将标题上移,不必在红色分隔线下空二行标注,可以空一行或者不空行。

3.三个或三个以下的机关联合行文时,应列出所有发文机关的名称(可用规范性简称),四个或四个以上机关联合行文时,可以采用排列在钱的发文机关名称加“等”的方式。

4.标题应排列美观,回行不断开词意。

主送机关

1.用3号仿宋体,在标题下空一行之后居左顶格编排,回行仍然顶格。主送机关的顺序一般按照重要程度排列。

2.各有关单位之间用顿号或逗号分清层次,同类型机关内同级机关之间用顿号分隔,不同类型机关之间使用逗号分隔,最后一个主送机关之后标全角冒号。

3.主送机关过多导致公文首页不能显示正文时,应当将主送机关名称移至版记,置于抄送机关的上一行,与抄送机关之间不加分隔线。

正文

1.如主送机关过多,推荐只使用主办机关标志,也可将所有联署发文机关标志字号缩小、行距缩小,还可考虑调整行距、字距等办法,标题中可采用“XXX等26个部门关于XXX”。可采取各种变通方法满足首页必须有正文的基本要求。如出现签发人过多将正文挤出首页,可采取增加每行签发人编排个数的办法解决。

2.正文一般采用3号仿宋体,从主送机关下一行开始,每个自然段左空二字,回行顶格,自然段之间不空行。

3.正文中结构层次序数依次可用“一”、“(一)”、“1.”、“(1)”标注;一般第一层用黑体字,第二层用楷体字,第三层和第四层用仿宋体字标注。层次序数可以越级使用。

4.当正文中需要引用其他公文时,按照先引标题,后引发文字号的方式进行引用。

附件说明

1.附件在正文下空一行,左空二字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。

2.如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号;附件名称后不加标点符号,附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。

3.正文中写明报送、批转、转发、印发等字样的公文,在其生效标志后附的内容不是公文的附件,因此在附件说明处不必标注相关内容。

发文机关署名

单一机关行文时,一般在成文日期之上,以成文日期为准居中编排发文机关署名;联合行文时,一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置。

成文日期

1.用阿拉伯数字表示,右空四字编排。将年、月、日标全,日、月不编虚位。

2.加盖印章的公文,发文机关署名标注在成文日期之上,以成文日期为准居中排布;不加盖印章的公文,成文日期首字比发文机关首字右移二字。

3.联合行文时,成文日期的编排格式与单一机关行文一致。

4.附件说明页成文日期长于发文机关署名,成文日期右空二字编排,并相应增加发文机关署名右空字数。

印章

1.采用下套方式加盖印章,印章端正,居中下压发文机关署名和成文日期,使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章下边缘与成文日期下边缘相切,印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内(即10mm之内)。

2.上行文一定要加盖印章。联合行文,发文机关署名按照发文机关的顺序排列,每排最多排3个印章;同时保证首排印章的顶端距离正文(或附件说明)也不能超过1行。最后一个印章端正居中下压发文机关署名和成文日期。

3.特殊情况处理:如果出现采取调整正文行距或字句的措施仍无法解决的极特殊情况,无法实现正文与所有发文机关的印章同处一页,也可以采取“此页无正文”的方法,即将印章加盖在下一空白页上,并在该空白页第一行顶格标注“(此页无正文)”。

附注

“请示”件应在附注处注明联系人及联系电话。使用3号仿宋体,紧接成文日期下一行居左空二字,并在文字外加圆括号,回行时顶格。

附件

1.附件应当另面编排,并在版记之前,与公文正文一起装订,但一些不属于附件的附属材料,如申报材料、可行性报告等,可跟在版记后面装订。

2.“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。

3.附件标题居中编排在版心第三行。

4.附件与正文不能一起装订,应当在附件左上角第一行顶格的发文字号,并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

版记

1.置于公文最后一面,一般包括抄送机关、印发机关和印发日期等要素。

2.版记一定在偶数页上。如公文在一个折页(即有四面)以上,这时公文的页数一般应是4的倍数(一般是A3纸印制,骑马装订)。

3.如版记前有空白页,那么版记页和空白页都不标页码。

分隔线

版记中的分隔线与版心等宽,首条分隔线和末条分隔线用粗线(0.35mm),中间的分隔线用细线(0.25mm)。

抄送机关

1.使用4号仿宋体,左右各空一字;

2.抄送机关回行时,与上一行的抄送机关名称首字对齐;抄送机关最后要标注句号,表明结束的意思。

3.主送机关过多首页不能显示正文时,主送机关置于抄送机关之上一行,之间不用分隔线分开。

4.抄送机关应按照一定的顺序排列,首先是上级机关在前,其次为同级机关,再次为下级机关。按照党政(地方党委在前、部门和厅局在后)、军、群的顺序排列。

5.抄送之间标点符号的使用方法是:同一系统内同级机关之间用顿号分隔,不同系统机关之间用逗号分隔,最后一个抄送机关之后标句号。

印发机关和印发日期

一般用4号仿宋体,编排在末条分隔线上,印发机关(一般是各机关的办公室或文秘部门)左空一字,印发日期右空一字,用阿拉伯数字完整写明年、月、日,后加“印发”二字。

页码

1.一般用4号半角宋体阿拉伯数字,编排在公文版心下边缘之下,数字左右各方一条一字线;单页码居右空一字,双页码居左空一字。

2.版记页前有空白页的,版记页和空白页都不标页码,即页码只标识到公文主题部分结束的那页。

3.公文的附件与正文一起装订时,页码应当连续编排,不一起装订时,附件另编页码。

表格排列

A4纸型的表格横排时,页码位置与公文其他页码保持一致,单页码表头在订口一边,双页码表头在切口一边。

信函格式

1)发文机关名称后不加“文件”二字;联合行文时,只使用主办机关标志。

2)发文机关标志上边缘距离上页边为30mm,居中排布。发文机关标志下4mm处要求印一跳上粗下细的红色双线,距下页边20mm处印一条上细下粗的红色双线。

3)份号居左顶格编排在第一条红色双线下,密级和保密期限、紧急程度,分别在份后之下,分行顶格居左编排。发文字号居版心右边缘放在第一条红色双线下,顶格居右编排。

4)标题标注在份号、密级和保密期限、紧急程度、发文字号中最后一个要素的下边缘下空二行位置。

5)信函格式公文首页不显示页码,由第2面开始标注页码。

6)信函格式公文版记中不加印发机关、印发日期,只有抄送机关,抄送机关上下不加分隔线。

纪要格式

1)纪要标志:使用“XXXXX纪要”格式,不加“文件”二字。

2)机要编号作用等同于发文字号,可居中编排在发文机关标志下空二行位置,可以采用“第XX号”的形式,不编虚位。

3)用3号黑体在正文或附件说明下空一行居左空二字编排“出席”二字,后标全角冒号,冒号后用3号仿宋体标注出席人单位、姓名,同一单位不同人员之间、不同单位之间的分隔符号可根据据实际情况确定,回行时与冒号后的首字对齐,段末加句号。如需标注请假和列些人员名单,除依次另起1行并将“出席”两字改为“请假”或“列席”外,编排方法同前。

 


信阳市浉河区人民政府办公室主办
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